Algemene regels werkkostenregeling

Algemene regels rondom de werkkostenregeling
In 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. De fiscale regels rondom vergoedingen en verstrekkingen aan personeel werden steeds onduidelijker. Het was tijd voor eenvoud en transparantie. Vanaf het begin is er vanuit de praktijk veel weerstand geweest tegen de werkkostenregeling.Met name omdat de nieuwe regels niet echt tot eenvoud leidden. Bovendien deed de politiek ook nog eens een duit in het zakje. Tenslotte moet de achterban ook tevreden gesteld worden nietwaar? Na een paar jaar van een keuze of een werkgever wel of niet de werkkostenregeling zou voeren is van deze keuzevrijheid vanaf 1 januari a.s. geen sprake meer. In 2015 is de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplichte kost.
Hoe zit de regeling globaal in elkaar
Zoals hierboven al aangegeven gelden de regels voor werkgevers en zien de regels op vergoedingen en verstrekking aan werknemers. Hierbij moet gedacht worden aan reiskostenvergoedingen, onkostenvergoedingen, auto van de zaak, fiets van de zaak, etc., etc. Een wirwar van onkostenvergoedingen van werkgevers aan werknemers. Aan deze wirwar wordt nu paal en perk gesteld, tenminste dat is de bedoeling. In normaal Nederlands komt het erop neer, dat een onkostenvergoeding belast is tenzij vrijgesteld. En met name door deze vrijstellingen worden de regels toch weer ingewikkeld en onduidelijk.
Welke onkostenvergoedingen en verstrekkingen zijn ook volgend jaar onbelast
Er is een viertal categorieën van onkostenvergoedingen en verstrekkingen die volgend jaar nog onbelast aan werknemers gegeven kunnen worden:
• Gerichte vrijstellingen;
• Nihil waarderingen: de vergoedingen of verstrekkingen zijn weliswaar belast maar de waarde wordt op nul gesteld;
• Intermediaire vergoedingen;
• Vergoedingen en verstrekkingen die onder het noodzakelijkheidscriterium vallen.

Alleen al bij het lezen van deze opsomming zal menig werkgever de wenkbrauwen fronsen. Wie verzint zoiets? En eerlijk gezegd is deze vraag terecht. De wetgever had beter twee categorieën kunnen maken, namelijk onbelaste en belaste vergoedingen/verstrekkingen. Maar goed, er is voor het bovenstaande gekozen. In de bijlage is een opsomming opgenomen wat zoals onbelast nog kan.
Welke onkostenvergoedingen en verstrekkingen zijn vanaf 1 januari 2015 belast
Eigenlijk is deze categorie voor werkgevers en werknemers het belangrijkste. Tot 1,2% van het brutoloon blijven deze vergoedingen/verstrekkingen onbelast. Daarboven moet 80% loonheffing afgedragen worden. Dit percentage van 80 is niet echt uitnodigend om met dergelijke onkostenvergoedingen/verstrekkingen ook in 2015 door te gaan.
Stel: een vijftal werknemers krijgen maandelijks een onkostenvergoeding van

€ 200 om zich representatief te kleden, voor persoonlijke verzorging, etc.  Als deze onkostenvergoedingen boven de drempel uit komen, dan leiden ze vanaf 2015 tot een heffing van € 9.600. Om maar even het belang van een goede voorbereiding aan te geven.

Nu zult u zeggen “ik heb geen vijf werknemers die maandelijks € 200 verstrek, dus dat probleem speelt bij mij niet”. Dan is er nieuws voor u. Ook de volgende onkostenvergoedingen/verstrekkingen leiden tot dezelfde heffing van 80%:
• Kerstpakketten;
• Personeelsfeesten en dagjes uit (niet op de werkplek);
• Bedrijfsfitness buiten werkplek;
• Fiets van de zaak;
• Maatlijden die verstrekt worden (behalve aan ambulante werknemers en op koopavonden);
• Werkruimte thuis;
• Etc.

 

Voorbeeld: het brutoloon binnen de onderneming bedraagt totaal € 200.000. Dit betekent, dat € 2.400 belastingvrij verstrekt kan worden. Alles daarboven leidt tot een heffing van 80%.

U ziet, dit bedrag is niet al te hoog en wanneer u niet uitkijkt gaat de werkkostenregeling volgend jaar duur uitpakken.

 

Wat kunt u doen om belastingheffing te voorkomen
Hieronder volgen een paar tips om de heffing volgend jaar te ontlopen/voorkomen:
• Bent u van plan om een groot bedrijfsfeest te organiseren omdat uw bedrijf zoveel jaar bestaat: doe dat dit jaar
• Verstrekt u onkostenvergoedingen? Misschien is verhogen van uw brutoloon en de onkostenvergoeding laten zitten fiscaal gunstiger.
• Wanneer de drempel bereikt is kunnen werknemer en werkgever afspreken dat de werknemer afziet van uitbetaling van salaris/overuren en dat uitruilen tegen een fiets/computer/etc. Dit is met name bij DGA’s interessant.
In de volgende bijdragen over de werkkostenregeling gaat het over de arbeidsvoorwaarden en de financiële- en salarisadministratie.

 

In het volgende PDF bestand kunt u een schema zien hoe de Vergoeding en Verstrekking is opgemaakt:  Schema Werkkostenregeling

 

Hieronder treft u een opsomming aan van allerlei onkostenvergoedingen en verstrekkingen en onder welke categorie ze volgend jaar vallen.

 

Noodzakelijkheidscriterium vergoeding/verstrekking (onbelast)
gereedschap
computers/tablets/laptops
software
mobiele telefoons inclusief abonnement

Gerichte vrijstellingen (onbelast)
Contributies beroepsverenigingen
Consumpties en maaltijden dienstreis
Maaltijden met zakelijke relaties buiten de werkplek of bij overwerk/koopavond
Vaste vergoeding ambulante werknemers voor consumpties
Verblijfskosten (maaltijden en hotel) bij tijdelijke werkzaamheden elders
Outplacement
Scholingsuitgaven
Vakliteratuur (op werkplek en thuis)
Rentevoordeel personeelslening hypotheek of fiets
Verhuiskosten (maximum)
Zakelijke cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen
Zakelijke reizen, woon-werkverkeer (forfait € 0,19)

Intermediaire kosten (onbelast)
Dit zijn kosten die een werknemer ten behoeve van de werkgever betaalt, zoals kantoorbenodigdheden, kantinekosten, relatiegeschenken, etc, en die kosten vervolgens declareert.

Nihilwaardering (onbelast)
Bedrijfsfitness op de werkplek
OV-jaarkaart
Parkeren werkplek
Werkkleding, kleding die op de zaak blijft en kleding met logo van tenminste 70 m²
Consumpties die geen deel uit maken van de maaltijd.
Arbo-voorzieningen (voor de thuiswerkplek)
Inrichting werkplek (thuis)
Rentevoordeel personeelslening eigen woning en fiets/elektrische scooter
Huisvesting en bewoning ter vervulling dienstbetrekking
Kantoorbenodigdheden op de werkplek
Personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. op werkplek

 

Kosten die onder de  vrije ruimte vallen van 1,2% (belast)
Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
Bedrijfsfitness niet bij de werkgever
Bonus/ongespecificeerde vergoeding
Bovenmatige verhuiskosten (> transport + € 7.750)
Contributie van personeelsverenigingen
Contributie vakbond
Fiets, elektrische fiets, scooter e.d.
Huisvesting buiten woonplaats door permanente werkzaamheden elders
Internet thuis, (mobiele) telefoon < 10% zakelijk gebruik, PC < 90% zakelijke gebruik
Kerstpakketten en andere kleine geschenken tot € 70
Kerstpakketten en andere kleine geschenken boven €  70 tot € 272
Maaltijden in bedrijfskantine en op werkplek
Niet verhaalde buitenlandse verkeersboetes (kenteken op naam werkgever)
Parkeer-, veer- en tolgelden (bij niet auto van de zaak)
Personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. niet op werkplek
Persoonlijke verzorging
Producten van het eigen bedrijf
Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen eigen vervoer >19 cent/km
Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (andere dan hypoth leningen)
Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) t.b.v. interne relaties
Schade door natuurrampen die niet pleegt te worden verzekerd
Schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking
Vergoeding golfsport, serviceclubs
Voeding, verlichting of verwarming i.v.m. onregelmatige diensten of continudiensten
Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen