De afgelopen paar weken bent u op de hoogte gebracht over de werkkostenregeling die op 1 januari a.s. voor iedere werkgever verplicht is. U heeft al dan niet met uw adviseur naar de arbeidsvoorwaarden gekeken en uw administratie aangevuld met nieuwe rekeningen. Tenminste, dat is de bedoeling.
Bent u een relatie van ons kantoor en verzorgen wij uw administratie, dan heeft u niets te vrezen. Wij zorgen voor de aanpassingen. Bent u een gebruiker van SLOBO? Ook dan zijn de zorgen voor morgen: wij richten uw administratie in conform de voorschriften. In alle andere gevallen moet u zelf ervoor zorgen dat de WKR in uw administratie ingevoerd wordt. Wij hebben eventueel wel suggesties.
Hoe gaat de WKR volgend jaar in de praktijk?
Vanaf januari moet bij iedere vergoeding van kosten of verstrekking aan uw personeel de vraag gesteld worden “in welke categorie valt deze vergoeding/verstrekking?”. Op basis van het antwoord op deze vraag dient de kostenpost juist geboekt te worden in de administratie. Vervolgens is door het jaar heen met name het totaalbedrag van de kosten die in de vrije ruimte vallen interessant. Want bij overschrijding van de grens van 1,2% over de brutoloonsom bent u 80% loonheffing verschuldigd.
Hoe 80% eindheffing voorkomen?
Niemand wilt volgend jaar 80% heffing over een overschrijding van de grens betalen. Dat begrijpen wij. Maar is er wat aan te doen dan? Niet altijd. Hieronder enkele handreikingen:
– Vier een personeelsfeest niet op een locatie maar binnen het bedrijf;
– Hetzelfde geldt voor bedrijfsfitness;
– Wanneer op uw bedrijf de ruimte te beperkt is voor een personeelsavond, kies dan voor een locatie elders maar koppel voorafgaand aan de personeelsavond iets educatiefs. Wanneer de educatie de boventoon voert is de combinatie vrijgesteld;
– Stel bij een dreigende overschrijding een personeelsuitje in december uit tot januari het jaar erop en probeer volgend jaar de kosten beter in de gaten te houden;
– Wanneer uw medewerkers geen grootverdieners zijn kan het de moeite lonen om een kostenvergoeding als nettoloon te vergoeden;
– U kunt de overschrijding uitstellen door het personeel een eigen bijdrage te laten betalen voor maaltijden, feestjes, etc;
– Uiteraard gaat de WKR pas op 1 januari in. Vier het feestje dit jaar nog. Of geef een medewerker die ervoor in aanmerking komt nog dit jaar een fiets van de zaak.
Er is nog genoeg ruimte. Hoe deze ruimte te benutten?
Het kan natuurlijk ook zo zijn, dat er nog de vrije ruimte niet helemaal benut is. Dan kan het interessant zijn om in december loon uit te ruilen voor een verstrekking. Overuren niet uitbetalen maar daarvoor bijvoorbeeld een fiets van de zaak, of een computer, telefoon, hogere reiskostenvergoeding dan € 0,19. Zolang het totaalbedrag binnen de grens van 1,2% blijft is de vergoeding/verstrekking op deze wijze belastingvrij. Levert zomaar een forse belastingbesparing op. En daar worden wij blij van.
Hoe totaalbedrag van de vrije ruimte doorgeven?
Vanaf 2015 bepaalt u aan het einde van ieder jaar het bedrag van de vrije ruimte. Wanneer dit bedrag de drempel overschrijdt moet de overschrijding doorgegeven worden aan de salarisadministratie. Zij zal het bedrag vervolgens aangeven waarna u de eindheffing van 80% in februari van het volgende jaar moet betalen. Ben u een relatie van ons kantoor dan zullen wij, in samenspraak met u, deze exercitie op ons nemen. Kunt u doorgaan met hetgeen u goed bent: ondernemen.
Bent u geen relatie van ons kantoor? Laat dit een reden zijn om dat te veranderen.