Vanaf begin 2009 mogen ondernemers in Nederland elkaar al rekeningen sturen per e-mail.Vanaf 1 januari 2013 wordt het in alle lidstaten van de Europese Unie toegestaan om (grensoverschrijdend) e-facturen te sturen.
Vanaf 1 januari 2013 treedt de Europese richtlijn factureringsregels in werking. Hierdoor krijgen Europese ondernemers niet alleen de mogelijkheid om elektronische facturen te versturen, maar worden er ook tal van vereenvoudigingen doorgevoerd rond de btw-verplichtingen op een factuur.
Wat zijn de voordelen van e-factureren?
Het grootste voordeel van de e-factuur is uiteraard het kostenvoordeel. De volledige verwerking kost gemiddeld € 6 per stuk, de papieren tegenhanger kost zo’n € 30. Daarnaast zorgt geautomatiseerde verwerking van e-facturen voor een betere controle op uw financiële administratie en een kortere doorlooptijd van het factuurproces. De ontvanger van een e-factuur kan de factuurgegevens bijvoorbeeld rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie inlezen met speciale software.
Wat zijn de eisen van e-factureren?
Aan de e-factuur worden speciale eisen gesteld: de factuur mag niet veranderd zijn (integriteit) en moet afkomstig zijn van de verzender (authenticiteit). De e-factuur moet dus origineel zijn, goed leesbaar en niet te vervalsen. Bovendien moet de factuur voorzien zijn van echtheidskenmerken, zoals een elektronische handtekening of een elektronisch bestand voor het uitwisselen van gegevens.
Let op!
Hoewel de facturen ‘vormvrij’ mogen zijn, blijven de overige factuurvereisten van de btw overeind: op de e-factuur moet de ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Ook het zeven jaar lang bewaren van facturen blijft verplicht.