Volgend jaar treedt de nieuwe werkkostenregeling in werking. Deze regeling vervangt dan een aantal gerichte vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen.Denk aan vaste onkostenvergoedingen, declaraties voor incidentele vergoedingen, verstrekkingen van kerstpakketten en personeelskortingen.
Verschil met huidige regeling
In plaats van de gerichte vrijstellingen komt er een algemene vrijstelling van maximaal 1,4 procent van de fiscale loonsom. Dat betekent dat er niet meer per werknemer wordt gekeken, maar per werkgever. Uw administratieve lasten dalen hierdoor. Wanneer u bijvoorbeeld fietsen voor uw personeel aanschaft, hoeft u dit niet meer per werknemer in de loonadministratie te boeken, maar het kan in één keer in de financiële administratie worden geboekt. Komt de vergoeding boven het forfait van 1,4 procent uit, dan bent u over het meerdere een eindheffing verschuldigd van 80 procent. Een aantal vergoedingen en verstrekkingen is uitgezonderd van de werkkostenregeling, bijvoorbeeld het voordeel van het privégebruik van de auto, het genot van een dienstwoning, reiskosten (zowel zakelijk als woon-werk) en studiekosten.
U kunt kiezen
De nieuwe regeling wordt in 2014 pas verplicht; in 2011, 2012 en 2013 kunt u nog elk jaar kiezen voor het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen. Als u in 2011 de werkkostenregeling gebruikt, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. Dan kunt u weer kiezen voor de huidige regels. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.
De werkkostenregeling heeft de volgende voordelen:
• U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
• U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
• U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
• U waardeert loon in natura tegen de factuurwaarde. U hoeft de factuur dan alleen in uw financiële administratie te boeken en niet ook in uw loonadministratie.
Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een vrije vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem.
Maar de werkkostenregeling kan ook ongunstig uitpakken. Bijvoorbeeld als u, naast de kosten die straks gerichte vrijstellingen worden, veel andere kosten van uw werknemers vergoedt.
Bereidt u goed voor
Als u een goede keuze wilt maken tussen de werkkostenregeling en de bestaande regels, moet u nu al nadenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid vanaf 2011. U moet schatten hoeveel vrije ruimte u in 2011 hebt. U moet overleggen met de ondernemingsraad en/of vakbond over uw arbeidsvoorwaardenbeleid voordat u voor de werkkostenregeling kiest. Ook moet u uw administratie hiervoor inrichten. Het is raadzaam om tijdig met ons de voors en tegens van beide opties door te nemen.