Van 1 januari 2011 tot 1 januari 2014 hebben werkgevers de keuze tussen het toepassen van de nieuwe werkkostenregeling of het hanteren van de oude regelingen voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Bij de invoering van de werkkostenregeling zijn tot in de laatste fase wijzigingen aangebracht.
Saldering reiskosten toegestaan
Zo was het oorspronkelijk de bedoeling dat saldering van reiskostenvergoedingen niet meer mogelijk zou zijn. Dit is nu bijgesteld. Stel dat een werkgever zijn werknemer 800 kilometers woon-werkverkeer vergoedt tegen € 0,16 per kilometer en 600 overige zakelijke kilometers tegen € 0,24 per kilometer. Zonder saldering moet de werkgever loonheffing inhouden op 600 x (€ 0,24 – normbedrag € 0,19) = € 30 of dit bedrag ten laste laten komen van de vrije ruimte van 1,4 procent van de fiscale loonsom. Nu saldering is toegestaan, hoeft de werkgever in het voorbeeld alleen loonheffing in te houden over (800 x € 0,16) + (600 x € 0,24) – (1400 x € 0,19) = € 6 of kan hij dit bedrag in de vrije ruimte laten vallen.
Kosten voorschieten
Een andere wijziging is dat werkgevers een vergoeding voor intermediaire kosten mogen opnemen in een vaste kostenvergoeding. Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voorschiet voor zijn werkgever. Deze kosten moeten samenhangen met de bedrijfsvoering en dergelijke. Voorbeelden zijn een bloemetje op de balie en benzinekosten van de auto van de zaak.
Specificeren
De werkgever moet het bedrag van de intermediaire kosten wel aannemelijk kunnen maken. Hij moet de intermediaire kosten per kostenpost zelfs specificeren naar de aard en de veronderstelde omvang. De Belastingdienst mag de werkgever ten slotte vragen een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten uit te voeren.