Uw bedrijfscorrespondentie en de wet

Uw briefpapier en uw website zijn het visitekaartje van uw bedrijf. Het is daarom belangrijk dat de lay-out van het drukwerk of de website er goed uitziet. Maar dat is niet het enige: ook de wet stelt eisen aan bedrijfscorrespondentie. Een aantal gegevens van uw bedrijf moet op uw correspondentie worden vermeld. Niet iedereen weet dat deze eisen ook gelden voor digitale correspondentie.Alles op een rijtje:

Handelsregisternummer Kamer van Koophandel
U bent verplicht om op alle uitgaande correspondentie uw handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel te vermelden. Dit nummer moet ook worden vermeld op de website en op uitgaande e-mailberichten.

Handelsnaam
Natuurlijk staat uw handelsnaam van uw onderneming op het briefpapier. Wanneer de handelsnaam echter afwijkt van de statutaire naam, moet ook de volledige statutaire naam worden vermeld. Als uw onderneming een bv of nv is, moet ook de statutaire zetel van de onderneming op het briefpapier staan. Dit geldt ook voor websites en e-mailberichten.

Facturen
De Wet Omzetbelasting stelt eisen aan uw facturen. Als u uw briefpapier gebruikt voor facturatie moet u hiermee rekening houden. Een volledige opsomming van deze eisen is na te lezen op de website van de Belastingdienst (onderdeel Omzetbelasting).

Algemene voorwaarden
Hanteert u algemene voorwaarden? Dan is het aan te raden deze op de achterkant van het briefpapier of offertes af te drukken. In ieder geval moet u de voorwaarden altijd als bijlage meesturen met de offertes. Het is namelijk een vereiste dat de algemene voorwaarden vóór de totstandkoming van een overeenkomst aan uw klanten ter hand moeten worden gesteld.Niet verplichte informatie
Niet verplicht, maar wel handig voor uw klanten, is vermelding van de volgende informatie:
·         het vestigings- en correspondentieadres
·         het e-mailadres en/of internetadres
·         telefoon- en faxnummers
·         bank- of girorekeningnummers
Samenvattend moet op al uw (digitale) correspondentie en op uw website in ieder geval het volgende worden vermeld:
·         Kamer van Koophandelnummer
·         handelsnaam
·         statutaire naam (alleen als deze afwijkt van de handelsnaam)
·         statutaire zetel (alleen in geval van een nv of een bv)