Indien uw werknemer jaarlijks 500 kilometer of minder privé rijdt met de auto van de zaak, dan kan hij een verklaring geen privégebruik aanvragen bij de Belastingdienst. Het aanvraagformulier kan hij downloaden van de site van de Belastingdienst. Dit is een voor bezwaar vatbare beschikking, wat inhoudt dat – als de inspecteur negatief beslist op het verzoek – de werknemer hier bezwaar tegen kan maken.
Gevolgen verklaring geen privégebruik
Werknemer verantwoordelijk
Krijgt de werknemer de verklaring, dan kan hij deze aan u overleggen voor een kopie voor de administratie. Met de verklaring geen privégebruik hoeft u geen bijtelling voor de auto van zaak meer toe te passen en dus ook geen loonheffingen in te houden. Daarnaast is het zo dat een werknemer die in een jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto, daar zelf verantwoordelijk voor is. Voldoet de werknemer niet of onvoldoende aan de bewijslast, dan zal hij zelf een naheffingsaanslag loonbelasting (inclusief boete) krijgen.
Werkgever verantwoordelijk
Alleen wanneer de Belastingdienst kan bewijzen dat u wist dat een verklaring onterecht is afgegeven, kan zij ook bij u aankloppen. U hoeft dus niet te onderzoeken of de afgegeven verklaring in overeenstemming is met het werkelijke privégebruik van de werknemer. Indien de Belastingdienst toch kan aantonen dat u als werkgever wist dat die verklaring niet juist was, wordt de verschuldigde loonheffing bij u nageheven, inclusief de daarbij behorende boete. Sinds 1 januari 2012 geldt daarbij een actieve informatieplicht voor zowel de werkgever als de werknemer.
Let op
De verklaring geen privégebruik auto is geen bewijsmiddel. Uw werknemer zal moeten kunnen aantonen dat er inderdaad niet meer dan 500 km privé is gereden met de auto. Het geldend bewijs daarvoor is een sluitende kilometeradministratie.
Tip
Rijdt u in een auto van de zaak meer dan 500 privé-kilometers, maar heeft u wel een verklaring geen privégebruik? Trek deze dan zo spoedig mogelijk in. Er vindt dan nog steeds naheffing plaats, maar het kan u wel een hoge boete besparen.